Como gerenciar equipes remotas que eram presenciais

Desde o início de nossa carreira de trabalho somos condicionados a aprender a como trabalhar e interagir com equipes presenciais. E quando uma equipe presencial é lançada para o trabalho remoto seja por opção da empresa, necessidade interna ou fatores externos (como o covid-19), existem grandes dificuldades tanto para os gestores, quanto para os colaboradores.

Nesse caso, precisamos ressignificar o que é trabalho e o que é lazer para nós, incluindo próprio o espaço em que trabalhamos. Particularmente, eu sempre trabalhei home office visto que a CRIARH são 40m² anexos à minha casa e por isso tive diversas dificuldades de adaptação ao longo dos anos.

E ainda assim, eu e a equipe da CRIARH tivemos várias dificuldades tornando nossa equipe em 100% remota por conta da pandemia do covid-19, e vou abordar quais foram essas dificuldades e como estamos atuando diante disso.

Metodologia de trabalho

Para fazer uma boa transição de uma equipe presencial para uma equipe remota, a metodologia de trabalho da empresa deve se manter clara, quer ela mude ou não.

Na CRIARH nós utilizamos o SCRUM adaptado às nossas necessidades e ferramentas. Então nós temos práticas como na segunda-feira temos uma reunião de planejamento semanal, e na sexta há uma de fechamento da semana. Além disso, a realização de reuniões diárias no fim do dia também marca nosso método e realizam o acompanhamento das métricas internas e feedbacks.

Contudo, nesse novo desafio nós precisamos nos adaptar. E para ter maior engajamento da equipe, passamos a ter no início de cada dia uma reunião de planejamento. Na reunião do fim do dia, abrimos para outros conversas também. Assim a equipe se mantém próxima e regula a ansiedade por estar mudando a prática de trabalho.

Delimitar um horário de início e término também foi essencial. Pensamos que de home office não precisaríamos delimitar um horário, visto que as pessoas podem trabalhar a qualquer momento e se sentir mais a vontade, certo?

Para nós isso se provou falso, porque dificulta muito a gestão na empresa. Com horários diferentes de colaboradores e gestores o desencontro é comum, reuniões acabam tendo faltas ou interrompem o fluxo de trabalho de alguém no meio, se revelando uma prática ineficiente.

Foi produtivo delimitar um horário de início e término das atividades, assim, todos estão na mesma página e disponíveis no momento correto, facilitando o fluxo de reuniões e de solicitações (por exemplo, eu acionar minha sócia, ela acionar a equipe dela, etc).

Ferramentas digitais

Há alguns anos fazemos todo o gerenciamento de atividade e métricas por ferramentas digitais, e a adoção delas se provou ser o caminho correto.

Nós falamos um pouco mais sobre as 3 principais ferramentas que utilizamos nesse artigo, mas poder fazer todo o gerenciamento da equipe de forma online e eles também terem total transparência de métricas e resultados, é muito importante para gerenciar equipes remotas.

Com algumas ferramentas digitais, é possível medir o resultado diário dos colaboradores, aumentar a colaboração, gerenciar e automatizar atividades e muito mais.

Além disso, claro que precisamos adicionar ao nosso dia-a-dia uma ferramenta de comunicação, e nós escolhemos o Google Hangouts, por ser gratuito, simples, rápido e todos terem uma conta Gmail. E apesar de não ter algumas funções que outras ferramentas do mercado tem, é uma ótima ferramenta já muito utilizada.

Algumas das ferramentas que recomendo são:

  1. Trello ou Airtable para gerenciamento de atividades e gestão.

  2. Zapier, Integromat e Plug.ai para automação.

  3. GetGist, RDStation e Mailchimp para marketing digital.

  4. Google Hangouts e Slack para comunicação.

  5. Dropbox e Google Drive para compartilhamento de arquivos.

  6. Miro para colaboração em geral (Ideação, design, mapas mentais, planejamento, etc).

Práticas culturais

De acordo com a Harvard Business Review, cultura é a ordem social de uma organização. Ela modela atitudes e comportamentos de forma ampla e duradoura. Práticas culturais são as ações sobre o que é encorajado, desencorajado, aceito ou rejeitado pelo grupo.

Ou seja, práticas culturais reforçam a identidade desejada da sua empresa. Sendo assim, são vitais para criar uma marca para sua organização e aumentar a motivação e engajamento dos colaboradores. Uma cultura forte tem várias práticas culturais, tornando-a versátil.

Você tem práticas culturais delimitadas? Podem ser coisas simples, desde cantar um parabéns com bolo no aniversário de cada colaborador até ações mais complexas, como a Google, que tem refeições gratuitas feitas por chefs de cozinha para os funcionários.

Nessa transição de times presenciais para equipes remotas, é essencial que suas práticas culturais não se percam em um limbo. E se preciso, crie novas práticas voltadas para o mundo online.


Foto por You X Ventures em Unsplash

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Lucas Teles

Lucas Teles

Diretor de Inovação na CRIARH Consultoria e apaixonado pela transformação que a criatividade realiza na mentalidade de pessoas e negócios.

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