Os planos de ação são importantes nos negócios, pois fornecem uma estrutura para a tomada de ações específicas a fim de atingir os objetivos desejados.
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta popular utilizada por muitas empresas, uma vez que é simples e eficaz.
Com a leitura desse artigo, você vai entender a importância do modelo 5W2H, exemplo de como aplicar essa ferramenta de maneira fácil e efetiva em sua rotina de trabalho.
O que é o plano de ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H é uma ferramenta para coletar informações sobre um problema, questão ou até mesmo melhorar um plano de ação ou a abordagem de algum projeto já existente.
O modelo 5W2H significa “Who, What, Where, When, Why, How, e How Much” (Quem, O Quê, Onde, Quando, Por que, Como e Quanto).
Nesse plano de ação, as palavras são atribuídas respectivamente a uma etapa especifica, funcionando assim:
O quê: A meta ou objetivos.
Porque: Especifica as razões para a tomada de ação.
Onde: Especifica o local onde a ação será realizada.
Quando: Indica quando a ação deve ser feita.
Quem: Identifica aquele responsável por tomar decisões.
Como: Traça os passos necessários para implementar o plano de ação.
Quanto: Qual será o custo para a ação ser tomada.
O método 5W2H é uma forma muito sistemática e direta de ajudar pessoas, organizações e principalmente equipes a identificarem a causa raiz dos problemas, para que eles possam ser tratados de forma eficaz.
Essa ferramenta de solução de problemas pode ser usada em uma grande variedade de situações, desde o estabelecimento de metas pessoais até a melhoria dos processos de negócios.
Os benefícios da ferramenta 5W2H
O maior benefício do modelo 5W2H é que ele te ajudar a visualizar, com agilidade, todos os aspectos de uma situação antes de agir.
Isso assegura que você esteja tomando o melhor curso de ação possível e que você tenha considerado todos os resultados potenciais. Ou seja, você pode usar o 5W2H em qualquer situação.
Seja no estabelecimento de metas pessoais, na melhoria dos processos de negócios, gerenciamento de tempo, gerenciamento de projetos, tomada de decisões, resolução de problemas ou planejamento de eventos.
Não importa o cenário, o modelo 5W2H pode ajudá-lo a atingir seus objetivos.
Por último, na maioria dos casos, identificar a fonte dos problemas e resolvê-los requer um conhecimento significativo de processos e métodos que podem ajudar na missão.
Aumentar a produtividade
O 5W2H é uma ótima maneira de aumentar a produtividade. Quando todos da equipe sabem o que e o porque precisam fazer em determinada ação, as coisas correm mais suavemente e causa melhores resultados, o que favorece a inovação contínua.
Visualize como funciona um ambiente de trabalho: você tem uma equipe de profissionais. Todos com certificados importantes, ótimas experiências e com as mais diversas competências.
Só que mesmo assim, as equipes se sentem perdidas.
Não sabem o que de fato devem fazer e o porque dessas atribuições. Eles estão rodando em círculos.
Resultado? Uma equipe excepcional que tem o talento desperdiçado. É aí que o modelo 5W2H entra e pode ser muito útil, pois rapidamente equipes podem se alinhar e ver benefícios ao usa-la.
Ao ter um plano de ação claro, todos ficam cientes do seu papel, sua função e como lidar com as situações.
Melhora no bem-estar
A ferramenta 5W2H ajuda equipes a se permanecerem concentrados na tarefa. Pois assim pessoas são capazes de fazer mais em menos tempo, o que aumenta a felicidade e melhora a comunicação.
Tudo isso porque o plano de ação 5W2H dá mais propósito ao ambiente de trabalho.
Com ela, os colaboradores conseguem destacar de maneira ainda mais reletante os seus diferentes potenciais.
Cinco 5W2H exemplos para você se inspirar
Quando pensamos em plano de ação, de maneira automática, pode ser que você associe essa ferramenta sendo aplicada apenas no cenário de uma startup, por exemplo.
Ou até uma multinacional, afinal são negócios mais estruturados que precisam de soluções ágeis.
Mas na prática, o modelo 5W2H pode e deve ser aplicado em qualquer cenário, por qualquer tamanho ou tipo de empresa.
Afinal, o 5W2H é ótimo para planejamento de projetos. E projetos existem nas mais diversas áreas possíveis, não é mesmo?
Para inspirar você a usar o 5W2H, aqui estão alguns exemplos no qual essa ferramenta foi muito útil. Um cenário mais diferente que o outro:
- Para melhorar o atendimento ao cliente, pode usar o modelo 5W2H para desenvolver um plano de ação que inclui a contratação e melhoria de funcionários na área de suporte ao cliente e ensiná-los a lidar com as reclamações dos consumidores de forma mais eficaz.
- Para aumentar suas vendas, a empresa pode utilizar o 5W2H para criar um plano de ação que incluiu o treinamento de seus closers, encontrando a maneira correta de trabalhar fechar negócios.
- Para melhorar a retenção de funcionários, a 5W2H pode desenvolver um plano de ação, como trabalhar para criar um melhor equilíbrio entre trabalho e vida pessoal para os funcionários.
- Para entrar em novos mercados, criando campanhas de marketing e publicidade especificamente adaptadas para esse mercado.
- Para incluir colaboradores, a 5W2H pode criar um plano para gerar oportunidades para os funcionários socializarem e criarem vínculos.
Como você pode ver, você pode colher frutos usando o modelo 5W2H em qualquer cenário e em qualquer área.
O 5W2H é uma ferramenta simples, democrática e acessível. Qualquer um pode usar.
Você não precisa ser um especialista na ferramenta para se beneficiar do 5W2H. Tudo o que você precisa é um desejo de melhorar a situação na qual você se encontra.
Como aplicar o 5W2H em sua empresa
Você já aprendeu sobre o que é o modelo 5W2H e a importância dele. Mas afinal, como você pode usar esse implementar esse plano de ação na sua empresa?
Você pode clicar na imagem abaixo e baixá-la para ajudar você a preencher sua ferramenta do 5W2H.
O primeiro passo para preencher a ferramenta do modelo 5W2H em sua empresa é identificar o objetivo que você deseja alcançar.
Usando o template acima, você pode até preencher a ferramenta 2 vezes, uma em cima, uma embaixo. O segundo preenchimento pode ser um refinamento da primeira.
Uma vez que você tenha feito isso, você precisa responder as seguintes perguntas:
1. O que você quer alcançar?
2. Por que você quer alcançá-lo?
3. Onde você quer alcançá-lo?
4. Quando você quer alcançá-lo?
5. Quem você precisa para ajudá-lo a alcançá-lo?
6. Como você vai conseguir isso?
7. Quanto essa jornada vai custar?
Depois de ter respondido estas perguntas, você terá uma melhor compreensão do que precisa ser feito para alcançar seu objetivo.
A partir daí, você pode criar um plano de ação mais detalhado, que inclui todos os passos que você precisa tomar para alcançar seu objetivo.
Isto significa que você precisa considerar todos os aspectos da situação antes de tomar uma ação. Pensar sobre os resultados potenciais das suas ações e ter certeza de que você está tomando o melhor curso de ação.
Uma vez que você tenha criado seu plano de ação, o próximo passo é implementá-lo. Ou seja, dar todos os passos necessários para alcançar seu objetivo.
Nesse processo, você pode fazer pesquisas, desenvolver campanhas de marketing, treinar funcionários e muito mais.
O importante é que você tome medidas e faça o que for necessário para alcançar seu objetivo.
Como você pode ver, o modelo 5W2H é uma ferramenta simples, porém eficaz; que pode ajudar você a melhorar qualquer situação.
Se você está procurando aumentar as vendas, melhorar o atendimento ao cliente ou melhorar qualquer que sejam os resultados, o 5W2H pode ajudá-lo a alcançar seus objetivos.
Um 5W2H preenchido na prática
Suponha que você seja o proprietário de um pequeno negócio e que você queira aumentar as vendas. Para fazer isso, você pode elaborar o seu plano de ação 5W2H desse jeito:
1. O que você quer alcançar? – Eu quero aumentar as vendas em 10%.
2. Por que você quer alcançá-lo? – Eu quero aumentar as vendas para que eu possa fazer meu negócio crescer.
3. Onde você quer chegar? – Eu quero expandir meu negócio nas vendas online.
4. Quando você quer alcançá-lo? – Dentro do próximo mês.
5. Quem você precisa para ajudá-lo a chegar lá? – Uma agência de marketing digital.
6. Como você vai conseguir? -Otimizando meu site para vendas e fazendo campanhas nas redes sociais.
7. Quanto custará esse processo? – Esta ação vai me custar ao todo, algo em volta de R$10.000.
Ao responder estas perguntas, você já tem um plano do que precisa ser feito para aumentar as vendas.
A partir daí, você pode detalhar ainda mais o plano para começar a executá-lo para alcançar seu objetivo.
Este plano de ação o ajudará a manter-se no caminho certo e garantir que você esteja tomando o melhor curso de ação possível para aumentar as vendas.
O interessante do modelo 5W2H é isso, você pode personalizá-lo de acordo com as suas necessidades e deixar que as perguntas fiquem com a sua cara.
Como você viu, o plano de ação 5W2H tem a capacidade de mudar panoramas das empresas e trazer propósito às ações do dia a dia. Tornando tudo mais fácil e otimizando os resultados.
Se você tiver alguma dúvida sobre como aplicar a ferramenta ou se quiser alguma ajuda para começar ou até mesmo compartilhar sua experiência após essa ferramenta, não hesite em nos contatar.
Vai ser incrível poder conversar e compartilhar nossa experiência!
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