Comunicação com certeza não é fácil, e desenvolver e gerenciar informações no ambiente empresarial pode ser um desafio ainda maior.
Utilizar o WhatsApp e o Email com certeza nos permitiu avançar nesse quesito, mas talvez não sejam as soluções ideais para uma organização, devido a falta de funcionalidades de ambas as ferramentas.
E existe o Slack, uma plataforma de comunicação voltada para empresas atuais. O Slack é tão robusto quanto ferramentas mais antigas como o Microsoft Teams, mas de uso muito mais fácil e com maior número de integrações nativas. Para nós serve como chat organizado e sala de reuniões. Começamos a usar na pandemia do covid-19 e pretendemos continuar a usar após ela, ampliando seu papel ainda mais.
Por todos os seus aspectos positivos, o Slack também pode ser difícil – existem muitas funções para conhecer e usar, é fácil se confundir no meio de tanta informação. Mas não precisa ser assim. O serviço possui atalhos e opções não tão conhecidas que economizam seu tempo e tornam sua comunicação mais fácil do que nunca.
1. Você pode enviar mensagens para qualquer canal no slack, estando em qualquer canal.
Na próxima vez em que você precisar postar uma mensagem rápida em um canal que não está aberto, poupe o trabalho de procurá-lo e, em vez disso, use um atalho extremamente útil do Slack para enviar mensagens de qualquer lugar.
Na caixa de mensagens do aplicativo, digite /msg seguido do nome do canal que você deseja, com uma hashtag na frente e, em seguida, sua mensagem real.
Por exemplo, se você quiser postar uma mensagem em um canal chamado “Comercial”, digite: /msg #comercial Com 15 minutos de atraso farei uma reunião com o cliente!
E é isso: não importa onde você esteja no aplicativo, sua mensagem será enviada para o canal apropriado.
Você também pode fazer o mesmo com mensagens diretas. Apenas substitua o comando /msg por /dm e use o símbolo @ antes do nome da pessoa que você deseja entrar em contato: /dm @lucaseatp Olá, lindo.
2. Você pode encaminhar mensagens à canais selecionados reagindo com um emoji.
Um aplicativo oficial do Slack chamado Reacji Channeler permite encaminhar uma mensagem de um canal público para outro simplesmente reagindo a mensagem com um emoji selecionado.
Você pode fazer com que o emoji de lâmpada seja um atalho para rencaminhar a mensagem para o canal “Ideias”, por exemplo, ou faça com que o emoji de dinheiro encaminhe automaticamente as mensagens para um canal de “Vendas”.
Tudo o que você precisa fazer é instalar o aplicativo no espaço de trabalho do Slack (ou solicitar que um administrador faça isso por você, se necessário). Para configurar, em qualquer caixa de mensagem do Slack, digite /reacji-channeler seguido do emoji que você deseja atribuir e o nome do canal ao qual você deseja associar.
A partir de então, quaisquer reações aplicadas a uma mensagem com esse emoji farão a mágica de encaminhamento acontecer.
Basta reagir a uma mensagem com o emoji atribuído e ela será encaminhada para o canal designado.
3. Você pode criar respostas automáticas.
Você pode configurar o Slackbot para responder automaticamente a determinadas frases com suas próprias respostas personalizadas.
Assim, você pode criar uma maneira fácil de responder senhas Wi-Fi, um endereço ou links que são sempre requisitados. Você pode até inserir respostas mais complexas como seu processo de vendas para os colaboradores sempre terem acesso fácil a ele. Então, sempre que alguém digitar uma mensagem que inclua a palavra-chave ou frase-chave em qualquer canal, receberá a resposta automática na hora.
Para começar, clique no seu nome no canto superior esquerdo do aplicativo Slack. Passe o mouse sobre “Configurações e administração” e selecione a opção para personalizar sua área de trabalho. (Se você não encontrar essa opção, precisará solicitar a um administrador que cuide dessa parte da configuração.)
Na página da Web que o Slack abre, clique na guia Slackbot, e aí você pode digitar a palavra-chave ou frase-chave desejada e sua resposta automática, e ela estará pronta para automatizar um pequeno pedaço do seu dia de trabalho.
4. Você pode automatizar com aplicativos externos.
O Slack permite que muitos aplicativos integrem-se de forma nativa por ele, mas obviamente não alcança todos. Na CRIARH utilizamos a ferramenta de automação Integromat para integrar ferramentas sem integrações nativas.
Assim, conseguimos automatizar ações em outras ferramentas que utilizamos serem automaticamente enviadas para o Slack, possibilitando o uso de poucas ferramentas por parte da equipe e aumentar sua concentração.
Por exemplo, relatórios, lembretes de oportunidades de negócios e metas diárias estão em outra ferramenta que utilizamos, mas podemos fazer lembretes de pontos de atenção e destaque do relatório semanal, atualizar o vendedor semanalmente com o status de sua meta mensal, e outros, tudo diretamente no Slack.
5. Você pode criar lembretes para você e sua equipe.
Você pode criar lembretes para canais inteiros e pessoas por dois métodos, pela função de lembrete do Slack ou pela função atalhos na barra de detalhes do canal.
É uma maneira ótima de acompanhar as tarefas ou mensagens que você ou sua equipe precisa lembrar. Além de criar lembretes de uso único, você pode realmente dizer ao sistema para lembrá-lo de algo em qualquer intervalo recorrente – no mesmo horário todos os dias, no mesmo dia da semana, na mesma data do mês ou até mesmo no mesma data todos os anos.
Caso você seja um administrador querendo lembrar sua equipe de algo, recomendo usar a função de atalhos na barra de detalhes do canal. Por ela você poderá adicionar um atalho, criar e nomear um fluxo de trabalho e designar os canais que a automação será configurada.
Depois, basta ir na aba de modelos e clicar em configurar na opção “Verificações e reuniões breves diárias”, delimitar data, hora e frequência da mensagem, salvar e depois adicionar outra etapa de enviar uma mensagem, nela você pode marcar equipes, pessoas e eles serão notificados normalmente.
Por exemplo: “Boa tarde @equipe-comercial! Nossa reunião diária inicial começa em 15 minutos. Lembre-se de fazer atualizações na reunião, vamos falar sobre: 1. No seu planejamento diário; 2. Dúvidas e dificuldades que existirem; Até lá! :D”
Caso você queira fazer lembretes apenas para você, use o comando /lembrar, por exemplo: “/lembrar verificar os relatórios de vendas.”
E após isso, definir o horário e período que isso vai acontecer. Se é um lembrete recorrente basta clicar na opção de “Repetindo…” e selecionar se é a semana toda, apenas dias de semana, toda quarta-feira, etc. Preencha sua lista e o Slack cuidará do resto.
Bônus: Você pode incluir hiperlinks no texto da mensagem.
O Slack tem mais possibilidades de formatação de texto que o WhatsApp, você provavelmente já conhece os comandos básicos de formatação de texto cercando uma palavra com asteriscos para torná-la em negrito, e assim por diante – mas há uma adição recente que a maioria das pessoas não conhece. Você pode incorporar hiperlinks nas mensagens do Slack, da mesma forma que em um documento ou email.
Pode parecer uma coisa pequena, mas depois de anos colando URLs entre parênteses ou depois de uma mensagem longa no WhatsApp, hiperlinks facilitam bastante. E é o mais fácil possível: basta pressionar Ctrl-Shift-U em um computador com Windows ou Chrome OS e você verá um pop-up com espaços para inserir qualquer texto e link você quer.
Os links incorporados tornam as mensagens do Slack muito mais organizadas e eficientes.
Você também pode destacar uma palavra ou frase em uma mensagem e pressionar Ctrl-Shift-U, se desejar que a parte de texto do pop-up seja a selecionada.
Foto por freestocks em Unsplash
