Você já interrompeu seu trabalho para participar de alguma reunião?
Tenho certeza que sim, afinal, reuniões são frequentes, e idealmente, importantes.
As reuniões permitem o compartilhamento de informações, discussão de ideias e ajudam no processo de tomada de decisão.
Para que uma reunião seja eficaz, é importante que todos os envolvidos estejam preparados. Isso significa ter um objetivo claro e saber o que todos devem alcançar com a reunião.
Porém em um cenário não ideal, mas muito recorrente, existem reuniões que são apenas perca de tempo e atrasam os deveres de todos.
Quem nunca entrou em uma reunião “sem pé nem cabeça” ou até mesmo participou de algum encontro que poderia ser resolvido por um e-mail?
Essas reuniões sem sentido e nada assertivas acontecem devido a falta de uma ferramenta simples mas transformadora, a pauta de reunião.
Após a leitura desse artigo, você vai saber o segredo para convocar reuniões com 100% de aproveitamento.
O que é pauta de reunião?
Primeiro, vamos entender o que é uma pauta de reunião:
A pauta de uma reunião é um documento simples, que identifica os principais temas que serão abordados no encontro e tem o objetivo de tornar a reunião mais eficiente e focada.
O uso desta ferramenta assegura que todos os participantes saibam o que será discutido e em que ordem. Isso é responsável por proporcionar uma conversa na qual todos estejam preparados com antecedência.
Além disso, a duração estimada de cada assunto para abordá-lo é mencionada.
Afinal, ninguém quer entrar em uma conversa importante e não estar preparado para isso, não é mesmo?
A pauta economiza tempo e evita o desvio dos tópicos principais, o que garante maior eficiência e produtividade durante a reunião.
Fora isso, uma boa pauta permite que você organize seus pensamentos e se mantenha focado no que é mais importante.
Em resumo: Uma pauta de reunião é uma ferramenta que você deve implementar para tornar as suas reuniões mais dinâmicas, assertivas, produtivas e organizadas!
Benefícios da pauta de reunião
Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião e sua importância, confira alguns benefícios ao você usar esta ferramenta:
Estabelece metas e objetivos de reunião
A pauta de reunião é responsável por proporcionar objetivos claros e assertivos.
Ao preparar uma pauta, você estimula você e a sua equipe a pensarem sobre o que vocês querem alcançar com a reunião, as suas metas e seus objetivos.
Assim, é mais fácil determinar quais tópicos devem ser discutidos, e em qual ordem.
Torna as reuniões mais organizadas e ágeis
Uma pauta orienta os participantes e mantém a discussão focada nos tópicos principais.
Pense como se a pauta fosse um roteiro. E roteiros são responsáveis por tornar obras em grandes obras!
Você estabelece um tempo determinado para cada tópico, você assegura que a reunião seja mais ágil e que cada questão seja tratada em um período de tempo apropriado.
Encoraja o trabalho em equipe
Quando todos sabem o que será discutido na reunião, eles têm a oportunidade de se preparar com antecedência e contribuir para a discussão com novas ideias.
Assim, o uso de pautas favorece o desenvolvimento do trabalho em equipe e torna possível ter mais discussões coerentes e objetivas.
As pautas permitem que todos fiquem na mesma sintonia.
Minimiza a ocorrência de mal-entendidos
A consequência direta das pautas de reuniões é o fator de proporcionar a organização necessária para um ambiente de trabalho.
Isso ajuda a diminuir mal-entendidos. Quando a organização se alinha com a equipe, as discussões são conduzidas de forma clara e organizada.
Com isso, ao preparar uma pauta, você evita de criar o espaço para a interpretações errôneas.
Você também pode aproveitar a pauta de reunião para se preparar brevemente em relação as possíveis interpretações e dúvidas que podem surgir ao decorrer da reunião.
Cria registros de reuniões
Uma pauta também pode servir como um registro do que foi discutido ema reunião. Isso porque ela contém um resumo dos tópicos abordados e das decisões tomadas.
Esse fator é especialmente útil em todo tipo de equipe, desde as equipes pequenas ou até mesmo no cenário onde várias equipes participam da mesma reunião.
Com os registros, cada um consegue saber o que aconteceu e relembrar sempre que for necessário as discussões que foram levadas em considerações.
Facilita o acompanhamento
Além de ser um registro da reunião, a pauta também pode ajudar no que acontece depois do que foi discutido.
Isso porque, além do resumo dos tópicos, ela também contém prazos para a conclusão das tarefas.
Assim, é possível acompanhar as soluções obtidas, quem é responsável por cada tarefa e quando ela deve ser concluída.
Diferença entre pauta e ata de reunião
Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião e como é importante ter uma, você pode estar se perguntando: qual é a diferença entre uma pauta e uma ata de reunião?
É simples, as atas de reunião são um registro de tudo o que foi discutido em uma reunião.
Na sua ata pode conter: quais foram as discussões e quais foram as decisões tomadas, por exemplo.
Já a pauta de reunião, contém apenas os tópicos que serão abordados.
Resumidamente, as atas são um registro completo da reunião, enquanto a pauta de reunião contém apenas os tópicos que serão discutidos.
6 passos para fazer sua pauta de reunião
Agora que você já sabe a importância e o porquê você deve utiliza-la, nada mais justo do que você ter base de alguma pauta para você se inspirar.
Você pode usar a imagem abaixo até como exemplo de pauta de reunião de liderança, use ela para fazer a sua própria pauta .
Por isso, aqui vai como você pode organizar sua pauta de reunião:
Primeiro, separe esses tópicos:
- Boas-vindas e Apresentações;
- Aprovação da Ata Anterior;
- Revisão das Ações;
- Novos Tópicos;
- Julgamento;
- Encerramento.
Cada um desses tópicos devem funcionar assim:
1. Boas-vindas e Apresentações
O primeiro item da pauta é algo mais simples mas necessário.
Para que tudo saia como o planejado, é importante sempre fazer as apresentações e dar as boas vindas aos participantes da reunião.
É nesse momento que você contextualiza o que vai acontecer.
2. Aprovação da Ata Anterior
Após a recepção, é bom proceder com a aprovação da ata da última reunião.
Desta forma, todos sabem o que foi discutido e o que ainda precisa ser feito.
Quais coisas foram levadas em consideração, quais resoluções precisam serem aprimoradas, etc.
3. Revisão das Ações
Após a aprovação da ata, o próximo item é uma revisão dos itens de ação.
Esta é uma chance de garantir que todos saibam o que precisa ser feito e que está sendo feito.
4. Novos Tópicos
O próximo item na pauta é um novo tópico.
Aqui é onde quaisquer novos assuntos e soluções que precisam ser discutidos são trazidos à tona.
5. Julgamento
O último item da pauta é o julgamento.
Aqui é onde quaisquer decisões finais são tomadas e quaisquer questões pendentes são resolvidas.
6. Encerramento
Após o julgamento ter sido concluído, se houver algum anúncio final ou próximos passos que precisem ser dados, eles serão feitos neste momento.
Outros fatores que você deve levar em consideração
É importante lembrar que no desenvolvimento da sua pauta de reunião, você deve definir qual o formato que o seu encontro vai seguir com os colaboradores. Seja uma sessão de ideação, ou uma conversa mais “tradicional”.
Outro fator importante para você levar em consideração, é o tempo estimado para cada tópico. Isto é importante para que você possa manter a reunião nos trilhos e evitar que ela se prolongue no tempo.
4 Modelos prontos de pauta de reunião
Adobe Express: Com o Adobe Express, você pode utilizar templates gratuitos de pautas de reunião para organizar as suas reuniões e personalizar de acordo com suas necessidades.
Asana: A Asana é uma plataforma de gerenciamento de trabalho. Através dessa plataforma, você consegue organizar você e sua equipe de diversas formas, uma delas é através do modelo disponibilizado na plataforma. Para mim essa é a melhor forma de criar sua própria pauta de reunião.
Evernote: Através do Evernote, ferramenta de notas, é possível utilizar o software para preparar as pautas da sua reunião.
Microsoft: Existem vários modelos gratuitos no site da Microsoft que você pode baixar e usar para atender às suas necessidades específicas.
Como usar uma pauta de reunião
Agora que você sabe o que é uma pauta de reunião, como criar uma, e porque você deve usar, é hora de colocar todo esse conhecimento em prática.
Aqui está um passo a passo para você usar sua pauta de reunião e extrair 100% desse momento coletivo:
- Promova a participação dos seus colaboradores na elaboração da pauta.
- Crie uma pauta para cada reunião.
- Assegure-se de que todos tenham uma cópia da pauta.
- Siga a pauta durante a reunião.
- Use a pauta como um registro da reunião.
- Acompanhe o que foi discutido na reunião.
Promova a participação dos seus colaboradores na elaboração da pauta
A participação de seus funcionários no desenvolvimento da pauta de reunião é mais do que necessário.
Afinal de contas, eles são os que estarão presentes na reunião e são os que serão mais afetados pelo que for discutido.
Portanto, é importante que eles tenham a autonomia de opinar, dar sugestões e abordar alternativas para reunião.
Crie uma pauta para cada reunião
Parece óbvio, mas o primeiro passo para usar uma pauta de reuniões é criar uma para cada reunião.
Esse você pensa que pode ser muito trabalhoso, não se preocupe, na verdade é bastante fácil de se fazer.
Você pode criar modelos para tipos de reuniões, assim o planejamento de cada pauta levará pouco tempo e só vai melhorar essas conversas tão importantes.
Basta tomar alguns minutos para anotar os tópicos que serão discutidos e você está pronto para ir.
Assegure-se que todos tenham uma cópia da pauta
O próximo passo é certificar-se de que todos tenham uma cópia da pauta.
Isso pode ser feito de várias maneiras, você pode enviar a pauta para todos por e-mail antes da reunião, imprimir cópias ou colocar na nuvem para todos.
O importante é tornar visível para que todos tenha a possibilidade de ver e saber o que está acontecendo e o que vai acontecer.
Siga a pauta durante a reunião
Assim que todos tiverem uma cópia pauta da reunião, é hora de começar a segui-la.
Isto significa que cada item da pauta deve ser discutido na ordem e de maneira única.
Se houver algum desvio da pauta, certifique-se de anotá-los e porque eles foram feitos.
Use a pauta como um registro da reunião.
A pauta também pode ser usada como um registro da reunião.
Com esse registro, após a reunião, você pode voltar e consultar a pauta para ver o que foi discutido.
Você também pode usar a pauta para acompanhar os itens de ação e ter certeza de que eles estão sendo completados.
Acompanhe o que foi discutido na reunião.
Finalmente, é importante dar prosseguimento ao que foi discutido na reunião.
Isto significa que você também deve rever as decisões que foram tomadas e se certificar-se que elas estão sendo implementadas.
Se você quer ter certeza de que sua reunião é produtiva e eficiente, não hesite em testar pautas.
Este post delineou tudo o que você precisa saber sobre pautas de reunião, desde o que elas são até como utilizá-las de forma eficaz. Se for o caso, salve esse link para sempre relembrar quando tiver algum dúvida.
Não deixe de ler nossos outros posts no blog para obter mais dicas sobre como aproveitar ao máximo do seu ambiente de trabalho.
Se você ainda tiver dúvidas ou precisar de ajuda para elaborar uma pauta eficaz e que se encaixa com o seu propósito, não hesite em pedir ajuda! Teremos o maior prazer em auxiliar você.
