As reuniões existem em todos os formatos e tamanhos.
Desde pequenas reuniões com colegas até grandes reuniões com clientes ou partes interessadas, as reuniões podem ser uma ótima maneira de se comunicar e colaborar com projetos.
Afinal, as reuniões podem ser uma ótima maneira de:
- Colocar todos na mesma página;
- Construir relacionamentos;
- Levar os projetos adiante.
Mas existem 10 tipos de reuniões que são essenciais e que qualquer empresa deveria levar em consideração.
Se você domina esses diferentes tipos de reuniões e sabe como fazê-las corretamente, sua empresa fica ainda mais próxima do sucesso!
10 tipos de reuniões essenciais para a sua empresa
Você sabia que reuniões inúteis no trabalho custam US$ 100 milhões para grandes empresas?
Para evitar isso, você pode conferir 10 tipos de reuniões essenciais para o seu negócio e aprender como aplicar elas no seu cotidiano:
1. Reuniões iniciais de um novo projeto
Uma reunião de lançamento é a primeira reunião que você tem com todos os interessados envolvidos em um projeto.
É importante que todos venham preparados e informados sobre o que o projeto envolve.
Esse tipo de reunião ajuda a:
- Construir relacionamentos;
- Estabelecer expectativas;
- Criar um plano de ação para levar os projetos adiante.
Com esse tipo de reunião, fica claro o que exatamente cada um precisa fazer para que o projeto dê certo.
Além de deixar claro qual é o papel de todos os integrantes da equipe dentro do projeto, as reuniões são importantes para esclarecer porque estão envolvidos e como podem ser úteis desempenhando suas atividades.
Você pode fazer essa reunião desse jeito:
- Apresentando o projeto e seus objetivos;
- Obtendo feedback de cada pessoa sobre suas experiências, expectativas e ideias para o projeto;
- Definindo papéis e responsabilidades para os membros da equipe;
- Discutindo cronogramas, prazos e com que frequência as reuniões serão necessárias;
- Elaborando um plano de ação para avançar com o projeto;
- Documentando as principais decisões e medidas tomadas durante a reunião;
- Definindo reuniões de acompanhamento ou check-ins conforme necessário.
Algumas dicas úteis para suas reuniões iniciais de um novo projeto:
- Certifique-se de que todos tenham as informações corretas;
- Estabeleça papéis e responsabilidades durante as reuniões;
- Tenha um plano de ação para manter as reuniões nos trilhos;
- Mantenha as reuniões curtas o máximo possível enquanto ainda cobre todos os tópicos necessários;
- Assegure que as reuniões sejam produtivas, com objetivos e resultados claros;
- Acompanhe as reuniões com anotações e itens de ação.
2. Reuniões de brainstorming
As reuniões de brainstorming são uma ótima maneira de gerar novas ideais e insights criativos.
Esses tipos de reuniões são focadas em:
- Resolução de problemas;
- Desenvolvimento de soluções;
- Estratégias inovadoras.
Essas reuniões devem ser organizadas de tal forma que todos sejam encorajados a compartilhar seus pensamentos sem medo de julgamento.
Por isso, ter o ambiente certo é fundamental – deve ser uma atmosfera aberta onde as pessoas se sintam seguras e confortáveis para expressar suas ideias.
Você pode aproveitar o poder da divergência e da convergência para corrigir o brainstorming, e vários estudos demonstram que isso funciona de forma eficaz.
Você pode fazer essa reunião desse jeito:
- Apresente o tópico a ser discutido;
- Estabeleça regras básicas para as reuniões – tais como o não julgamento e respeito;
- Convide a todos para compartilhar suas ideias, um de cada vez;
- Faça intervalos durante as reuniões para deixar as pessoas digerirem, refletirem e apresentarem novas ideias;
- Registre todas as ideias que são discutidas durante as reuniões;
- Avance com as melhores opções após as reuniões, discutindo como eles podem levar os projetos adiante;
- Documentar as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para o sucesso das reuniões de brainstorming incluem:
- Prepare o cenário com objetivos claros;
- Incentive a participação de todos os membros;
- Dê tempo para a geração de ideias individuais;
- Estruture reuniões em torno de tópicos e objetivos específicos;
- Crie um ambiente de colaboração;
- Abrace a abertura de espírito e criatividade;
- Crie documentos para referência futura.
3. Reuniões de Resolução de Problemas
Reuniões de solução de problemas são importantes quando você precisa encontrar soluções ou encontrar maneiras de resolver conflitos rapidamente.
Esses tipos de reuniões devem ser focadas em encontrar a causa raiz do problema e trabalhar em conjunto para encontrar soluções.
Para garantir que as reuniões funcionem sem problemas:
- Estabeleça um plano de ação antecipadamente;
- Estabeleça regras básicas a serem seguidas por todos durante as reuniões.
Você pode fazer esta reunião desta maneira:
- Apresente o problema e peça a todos que compartilhem sua opinião;
- Liste todas as soluções possíveis que foram mencionadas durante as reuniões;
- Utilize o brainstorming de ideias para encontrar a melhor solução com base na contribuição de todos;
- Certifique-se de que todas as soluções sejam exploradas antes de decidir por uma opção;
- Atribua tarefas ou ações para membros específicos da equipe;
- Defina um cronograma para as tarefas e itens de ação que foram designados;
- Documente as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para reuniões de solução de problemas bem-sucedidas incluem:
- Definir claramente o assunto ou problema que está sendo discutido;
- Convidar a todos para participarem da discussão;
- Avaliar cada solução objetivamente;
- Criar um ambiente onde diferentes pontos de vista possam ser compartilhados sem julgamento;
- Facilitar a colaboração entre todos os membros da reunião;
- Registrar ideias e soluções discutidas durante as reuniões;
- Atribuir tarefas claras de acompanhamento com prazos no final das reuniões.
4. Reuniões Trimestrais de Planejamento
Reuniões trimestrais de planejamento são importantes para estabelecer objetivos, desenvolver estratégias e medir o sucesso da equipe.
Esses tipos de reuniões devem ser focadas no planejamento e compreensão das metas e objetivos de longo prazo da empresa.
Para garantir que as reuniões decorram sem problemas, é importante ter:
- Um plano prévio;
- Estabelecer regras básicas que todos devem seguir durante as reuniões.
Você pode fazer esta reunião desta maneira:
- Estabeleça objetivos claros para as reuniões;
- Apresente dados atuais sobre métricas de desempenho;
- Discuta os sucessos alcançados desde a última reunião;
- Brainstorming de ideias para melhoria ou desenvolvimento;
- Identifique áreas de ação com base no brainstorming feito;
- Atribua tarefas ou itens de ação a membros específicos da equipe;
- Defina um cronograma para as tarefas e itens de ação que foram designados;
- Documente as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para o sucesso das reuniões de planejamento trimestrais incluem
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Convide a todos para participar da discussão;
- Reúna o máximo de dados possíveis antes das reuniões;
- Utilize atividades interativas como brainstorming e discussões em grupo;
- Incentive a comunicação aberta entre todos os membros da equipe;
- Registre as ideias discutidas durante as reuniões;
- Atribua tarefas claras de acompanhamento com prazos no final das reuniões.
5. Reuniões de Informação
Reuniões de informação são importantes para divulgar informações para sua equipe e garantir que todos estejam “na mesma página”.
Estes tipos de reuniões devem ser focadas em:
- Fornecer atualizações;
- Introduzir novas políticas;
- Abordar quaisquer questões ou preocupações.
Para garantir que as reuniões decorram sem problemas, é importante ter um plano com antecedência e estabelecer regras básicas a serem seguidas por todos durante as reuniões.
Você pode fazer esta reunião desta maneira:
- Apresente as informações que precisam ser entregues;
- Discuta qualquer tópico relacionado ao tema que precise de esclarecimento ou explicação adicional;
- Responda a quaisquer perguntas ou preocupações do grupo;
- Atribua tarefas ou itens de ação a membros específicos da equipe, se aplicável;
- Defina uma linha do tempo para as tarefas e itens de ação que tenham sido designados;
- Documente as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões;
- Forneça recursos para maiores informações ou acompanhamento.
Algumas dicas para reuniões informativas bem sucedidas incluem:
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Convide a todos para participar da discussão;
- Certifique-se de explicar claramente quaisquer conceitos ou ideias confusas;
- Incentive a comunicação aberta entre todos os membros da equipe;
- Registre ideias discutidas durante as reuniões;
- Atribua tarefas claras de acompanhamento com prazos no final das reuniões.
6. Reuniões de atualização de status
As reuniões de status são importantes para manter todos informados sobre o progresso dos projetos e das tarefas.
Estes tipos de reuniões devem focar em fornecer:
- Atualizações;
- Espaços para discussão de questões ou preocupações;
- Delinear os próximos passos da empresa.
Você pode realizar esta reunião desta maneira:
- Fornecer uma visão geral da situação atual do projeto;
- Identificar quaisquer questões ou problemas que precisem ser discutidos;
- Discutir soluções para lidar com as questões identificadas;
- Descrever tarefas ou itens de ação restantes a serem completados;
- Atribuir tarefas ou itens de ação a membros específicos da equipe, se aplicável;
- Definir um cronograma para as tarefas e itens de ação que foram designados;
- Documentar as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para reuniões de status bem-sucedidas incluem:
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Convide a todos para participarem da discussão;
- Reúna o máximo de dados possíveis antes das reuniões;
- Incentive a comunicação aberta entre todos os membros da equipe;
- Registre as atualizações;
- Deixe claro as atribuições de tarefas claras de acompanhamento com prazos no final das reuniões.
7. Reuniões de check-in
Reuniões de check-in são importantes para que os membros da equipe permaneçam conectados e informados sobre o progresso.
Estes tipos de reuniões devem focar em:
- Fornecer atualizações;
- Discutir ideias;
- Estabelecer cronogramas e expectativas;
- Abordar quaisquer questões ou preocupações adicionais.
Você pode conduzir a reunião desta maneira:
- Incentive os membros da equipe a discutir suas tarefas atuais e seu progresso;
- Identifique quaisquer riscos ou questões potenciais que precisem ser abordadas;
- Discuta soluções para lidar com os problemas identificados;
- Estabeleça expectativas claras e forneça feedback sobre o desempenho das tarefas;
- Atribua tarefas ou itens de ação para membros específicos da equipe, se aplicável;
- Defina um cronograma para as tarefas e itens de ação que tenham sido designados;
- Documente as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para o sucesso das reuniões de check-in incluem
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Convide a todos para participar da discussão;
- Incentive a comunicação aberta entre todos os membros da equipe;
- Registre as ideias discutidas durante as reuniões.
Exemplo de Reunião de Check-in feito aqui na CRIARH:
8. Reuniões individuais
Reuniões individuais são importantes para que os membros da equipe discutam seu trabalho e progresso em detalhes.
Estes tipos de reuniões devem focar em:
- Fornecer atualizações;
- Discutir ideias;
- Estabelecer cronogramas e expectativas;
- Abordar quaisquer questões ou preocupações.
Você pode conduzir esta reunião desta maneira
- Fornecer uma visão geral do status atual dos projetos que estão trabalhados;
- Identificar quaisquer riscos ou questões potenciais que precisem ser tratadas;
- Discutir soluções para lidar com os problemas identificados;
- Estabelecer expectativas claras e fornecer feedback sobre o desempenho da tarefa;
- Definir um cronograma para as tarefas e itens de ação que tenham sido designados;
- Documentar as decisões tomadas e os itens de ação designados durante as reuniões.
Algumas dicas para reuniões individuais de sucesso incluem:
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Convide a todos para participar da discussão;
- Estabeleça regras básicas para reuniões como a escuta ativa, evitar interrupções e diálogo respeitoso;
- Faça uso de atividades interativas, como brainstorming ou discussões em grupo;
- Incentive a comunicação aberta entre as pessoas;
- Atribua tarefas claras de acompanhamento com prazos no final das reuniões.
9. Reuniões de Team Building
Reuniões team building são reuniões de formação de equipes.
Elas são importantes para construir relacionamentos e reforçar o compromisso da equipe em trabalhar em conjunto.
Você pode conduzir esta reunião desta maneira:
- Incentivar a todos a compartilharem seus pensamentos, ideias e opiniões;
- Identificar quaisquer áreas potenciais de melhoria para a equipe;
- Discutir soluções para melhorar a dinâmica da equipe;
- Estabelecer expectativas claras e fornecer feedback sobre o desempenho da tarefa;
- Utilizar atividades interativas, como discussões em grupo ou jogos;
- Estabelecer regras básicas para reuniões como a escuta ativa, evitar interrupções e manter um diálogo respeitoso;
- Documentar as decisões tomadas durante as reuniões e atribuir tarefas de acompanhamento com prazos definidos.
Algumas dicas para o sucesso das reuniões de formação de equipes incluem:
- Tenha uma agenda preparada com antecedência;
- Incentive a participação de todos os membros da equipe;
- Permita que todos expressem opiniões e ideias livremente;
- Estabeleça expectativas claras e fornecer feedback sobre o desempenho da tarefa;
- Registre as ideias discutidas durante as reuniões;
- Atribua tarefas específicas ou itens de ação com prazos no final das reuniões.
10. Reuniões de Decisão
Nesse tipo de reunião, o objetivo central é a discussão centrada na solução final de um problema existente.
Por isso, suas principal finalidade é chegar a um acordo definitivo sobre quais serão os passos a serem tomados.
Você pode conduzir a reunião dessa maneira:
- Busque identificar quais são as possíveis soluções para o problema existente;
- Obtenha feedback do grupo sobre as opiniões de cada solução;
- Tome uma decisão final realista sobre uma solução definitiva com base no feedback do grupo;
- Agende uma reunião inicial para colocar todos na mesma página dentro da organização.
Algumas dicas para o sucesso das reuniões de decisão incluem:
- Faça de uma pessoa o “tomador de decisão final”. Certifique-se de que essa pessoa também esteja aberta a feedback lógico;
- Tenha em mente que há uma probabilidade de que nem todos concordem com a decisão final;
- Reserve alguns minutos no final para dar a todos a chance de compartilhar sugestões de como implementarão a decisão.
Em geral, as reuniões são uma ótima maneira de garantir que as equipes permaneçam alinhadas e organizadas ao trabalharem juntas em projetos, por isso é importante ter certeza de que você está organizando reuniões de maneira produtiva para o máximo sucesso.
Conhecendo os tipos de reuniões existentes e seguindo estas dicas, seus encontros podem ser mais eficazes e eficientes para todas as partes envolvidas!
Como tornar qualquer reunião produtiva
Empresas perdem até 1/4 de seu tempo com reuniões inúteis, portanto, é importante assegurar que as reuniões sejam produtivas e eficientes.
Aqui estão algumas dicas que são úteis em todos os tipos de reuniões:
Comece as reuniões na hora certa
Começar as reuniões na hora certa estabelece o tom para a produtividade e mostra respeito pelo tempo de todos.
Tenha uma agenda
Uma agenda assegura que as reuniões permaneçam focadas nos tópicos em questão e ajuda a manter as reuniões produtivas.
Use Tecnologia ao seu favor
Utilizar a tecnologia pode ajudar a tornar as reuniões mais organizadas, interativas e envolventes.
Para isso, você pode utilizar:
Fornecer estrutura
Ter um plano estruturado com expectativas claras pode ajudar a garantir que cada reunião tenha um resultado produtivo.
Estabeleça regras básicas:
Estabelecer regras básicas em torno de escuta ativa, evitando interrupções e diálogo respeitoso pode criar um ambiente de confiança entre os membros da equipe e encorajá-los no processo de criação e aprendizado.
Embora os detalhes específicos de cada tipo de reunião variem, há alguns ingredientes essenciais que tornam qualquer reunião produtiva.
Seguindo estas dicas, você pode realizar reuniões eficazes e eficientes que ajudam sua equipe a atingir seus objetivos.
Se você estiver procurando mais informações sobre como melhorar seu local de trabalho através de insights e dicas, não deixe de ler nossos outros posts no blog.
Temos toneladas de conselhos e recursos úteis para conseguir que sua equipe se reúna como um profissional!
