“Planejar é o primeiro passo para a execução”.
Você com certeza já ouviu essa frase antes. Apesar de ser altamente popular, ela sintetiza com perfeição a importância do planejamento organizacional dentro de uma empresa.
Pense bem. Você já ouviu falar em alguma empresa séria que não trabalha sua comunicação? Que não define prazos para que seus projetos sejam aprovados? Que não organiza metas e ações com suas equipes de desenvolvimento?
Isso não existe. Uma empresa séria, que possui retornos financeiros não vai de encontro com a falta de planejamento.
Instituições que desejam crescer precisam trabalhar estratégias voltadas para os seus negócios, alavancando vendas, desenvolvendo pessoas e integrando setores.
Por isso, não há como duvidar: o planejamento organizacional é a chave para o sucesso de qualquer empresa. Principalmente depois da pandemia do Covid-19, onde mudanças se tornaram ainda mais frequentes e necessárias.
A ausência de um plano organizacional pesou para diversas marcas no mercado e só aquelas que mantinham certa estratégia de organização conseguiram sobreviver.
É provável que você até tenha visto algumas empresas, mesmo em época de pandemia, resolvendo investir no mundo online. Mas, não duraram um ano e já fecharam as portas. Por que?
Parece clichê dizer, mas o problema tem nome e sobrenome: falta de planejamento e organização. Acham que o pote de ouro é investir na tecnologia e no mundo virtual, porém esquecem que, antes disso, precisam desvendar o mapa e atravessar os obstáculos que guiam a empresa até a fonte de riqueza.
Não existem negócios sem desafios, inovação sem pensamentos diferentes, “fora da caixa”. Dessa mesma forma, não existe lucro e sucesso sem planejamento organizacional adequado.
Se o seu caso é de pressa, não perca seu tempo. Planejamento leva investimento de tempo e paciência. Agora, é certo: ele é a chave mestra para fazer o seu negócio crescer.
O que é e como funciona um planejamento organizacional?
“Por causa de um prego, perdeu a ferradura; por causa da ferradura, perdeu o cavalo; por causa do cavalo, perdeu a mensagem; por causa da mensagem, perdeu a guerra”
– Provérbio Chinês.
Cada coisa tem uma importância e seu tempo. É assim que funciona um planejamento organizacional.
Planejamento organizacional é definir objetivos e metas, assim como as estratégias para serem executadas em um determinado período de tempo.
Esse processo pode ser adotado por organizações de todos os tamanhos e setores da economia. Isso é o que toda empresa precisa para alavancar seus negócios.
Organizações que fazem uso do planejamento organizacional geralmente são mais bem-sucedidas em termos de crescimento e desempenho.
Isso se deve ao fato de que o planejamento permite que as organizações estabeleçam objetivos claros e metas mensuráveis, além de identificar e implementar as estratégias necessárias para alcançá-los.
Além disso, o planejamento organizacional também pode ajudar a diminuir o risco de problemas e erros desnecessários, uma vez que permite que as organizações identifiquem e analisem os fatores críticos para o sucesso.
No entanto, é importante notar que o planejamento organizacional não garante o sucesso da organização. Ele é apenas um meio pelo qual as organizações podem aumentar suas chances de sucesso.
Alinhando o planejamento organizacional com a equipe
Para ter sucesso, o planejamento organizacional deve ser abordado de forma sistêmica e estruturada. Isso significa que todas as áreas da organização devem estar envolvidas no processo, e todos os objetivos e metas devem ser mensuráveis.
Além disso, o planejamento organizacional deve ser revisado periodicamente para garantir que ainda está alinhado com as metas e objetivos da organização. Caso contrário, poderá não ser tão efetivo quanto poderia ser.
Para isso, o segredo é deixar bem definida a estratégia que sua empresa irá adotar em sua comunicação interna e externa. Encontrar a missão, a visão e os valores da organização são os três pilares principais para um planejamento organizacional de sucesso.
Pode parecer besteira, mas não é. Elas dão o norte e o propósito geral de funcionamento da empresa. Sempre que os colaboradores estiverem em dúvida, olharão para sua missão, visão e valores.
Missão: A razão de ser da empresa. É através dela, portanto, que a gestão define e mensura o andamento de pelo menos 10 anos do negócio.
Visão: Onde a empresa estará daqui a alguns anos? Para qual direção se deve apontar os esforços? Essas são perguntas que deverão ser respondidas.
Valores: Os valores nada mais são que os princípios os quais uma empresa carrega. São as crenças que norteiam as condutas gerais da organização.
Assim, sua equipe irá conhecer a empresa onde trabalha, entender em prol de que causa estão atuando e para qual público o grupo deseja comunicar.
Você pode beber de fontes de outras empresas para ter a inspiração necessária para os seus três pilares. Mas lembre-se de olhar para dentro e personalizar os três pilares de acordo com a identidade da sua empresa e os objetivos dela.
Definido seu propósito, o passo seguinte é definir metas e objetivos a curto, médio e longo prazo. Esse é um momento desafiador, no entanto, super importante para traçar a realidade da sua empresa e suas possíveis limitações.
Quer uma dica? Comece com três tópicos em cada fase (curto, médio e longo prazos) quando criar sua planilha de planejamento organizacional: defina, portanto, nove metas e nove objetivos e separe-os para serem executados em certo período de tempo, em uma semana, um mês, um trimestre, um semestre e um ano.
Um bom planejamento organizacional vai permitir:
- Definir as etapas de um projeto;
- Detalhamento de tarefas para alcançar um objetivo desejado;
- Guiar a equipe da melhor forma na execução das tarefas;
- Visualizar o progresso em relação ao início do projeto;
- Chegar ao destino final com eficiência e qualidade.
Mas já deixo um aviso: com o ritmo acelerado do mundo BANI atual, planejamentos de 3, 5 ou 10 anos não funcionam mais. Recomendo fazer planejamentos trimestrais ou semestrais.
Quais os benefícios do planejamento organizacional?
Você já se perguntou de onde vem a fonte de dinheiro de sua empresa? Muitos negócios trabalham para ganhar projeção no mercado, mas nem mesmo sabem quais estratégias utilizam para se diferenciar e se destacar no meio.
Para definir um bom planejamento organizacional, é fundamental tomar por base os tipos de comportamentos internos e externos que levam à execução das atividades. Para isso, podemos destacar três comportamentos principais:
- Comportamentos sustentáveis: São aquelas ligados a atividades que estão passando por um momento de crise, porém, logo depois voltarão ao normal. É preciso entender que é um problema momentâneo, apenas motivado por algum fator externo que esteja ocorrendo.
- Comportamentos transformadores: São comportamentos que irão mudar depois de que o momento de crise passar. Um exemplo prático é o caso da pandemia da Covid-19. O mundo mudou, de fato. Existe até o conceito de mundo antes e depois da pandemia.
- Comportamentos em colapso: São aqueles comportamentos que mudam em definitivo. Para sempre. Eles deixam de existir por completo e o que resta é se adaptar à nova realidade.
Ao entender isso, é possível traçar estratégias que sejam mais assertivas e eficientes. Dessa forma, traça-se mais facilmente o caminho para alcançar sucesso nas atividades realizadas do curto ao longo prazo.
Veja os benefícios de se ter um planejamento organizacional dentro da sua empresa:
- Auxilia na construção de metas e objetivos coerentes com a realidade da empresa;
- Facilita que a equipe cumpra prazos e seja eficiente;
- Maior noção sobre os fatores internos e externos que podem afetar a empresa;
- Ajuda a identificar os riscos e as oportunidades do mercado;
- Reduz os desperdícios de operação;
- Traz maior clareza sobre como as tarefas estão sendo executadas dentro da empresa;
- Aponta melhor a responsabilidade de cada colaborador;
- Proporciona maior foco e comprometimento dos colaboradores;
- Facilita a agilidade nos processos;
- Maximiza os lucros.
Como fazer um bom planejamento organizacional em 7 passos
Como montar um planejamento organizacional de qualidade para fazer o negócio crescer?
Todo plano de negócio precisa contabilizar números. Então, metrifique seus resultados. Esses números são cruciais para entender quais são os impulsionadores do sucesso ou do fracasso do empreendimento.
Uma análise profunda da empresa proporciona um diagnóstico completo da situação do seu negócio e, uma maneira de auxiliar nesse processo é adotar algumas ferramentas de planejamento estratégico.
Aqui na CRIARH, uma das principais ferramentas que auxilia nosso processo de planejamento e organização é o Notion.
O Notion é uma ferramenta que nos permite organizar desde as pautas das reuniões até a gestão das atividades do colaborador.
Assim, toda a equipe entende e fica alinhada entre as metas, atividades e o objetivo a serem trabalhados. Essa é uma ferramenta mais geral, podendo ser utilizada para praticamente qualquer planejamento.
Você pode ligar as ferramentas que ele disponibiliza para personalizar e criar o seu próprio sistema de planejamento personalizado e não se perder quando a questão for planejamento e organização.
Planejamento Organizacional com a Análise SWOT
Outra dica é analisar as suas forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Destacando os pontos positivos e negativos da empresa ou do novo projeto que deseja implementar.
Força: O que faz o cliente optar pelo seu negócio? Essa pergunta guiará a construção de sua narrativa nessa etapa. Ao respondê-la, você já estará trazendo à tona o seu diferencial como marca e, consequentemente, exaltando a sua força como empresa. Trabalhe em cima dessa força e você obterá bons resultados.
Fraqueza: Quando avaliamos as fraquezas da empresa, estamos pensando em questões internas que podem dificultar o crescimento do negócio. Esses fatores podem ser falhas durante o processo de execução, falta de matéria prima para realizar as atividades ou mesmo más condições de trabalho.
Oportunidade: É importante avaliar quais as mudanças que o mercado está vivendo. Quais são os pontos positivos e negativos dessas mudanças, se há fatores econômicos que influenciam nessa transformação de mercado e o que o público está procurando no momento que pode ser aproveitado pelo seu negócio.
Ameaça: É preciso avaliar quais são os fatores desfavoráveis para a empresa. O que se torna uma ameaça para o mercado, o que impede a sua empresa de crescer. É nesse momento que calculamos onde pode haver possíveis falhas durante o processo.
Todo esse processo de identificação de forças, fraquezas, ameaças e oportunidades também é chamado de análise SWOT. Essa é uma ferramenta de planejamento estratégico de sucesso utilizada na gestão de projetos.
7 passos para fazer um planejamento organizacional de qualidade
- Estabeleça o seu plano estratégico. Pense na Missão, na Visão, e nos Valores da sua empresa, depois crie metas, com ações e objetivos bem definidos;
- Analise os pontos fortes e fracos da sua empresa (você pode usar a análise de SWOT para isso);
- Estime recursos que serão utilizados para a execução dos projetos e analise constantemente os relatórios e as métricas;
- Antes de dar qualquer passo na empresa, estude os fatores internos e externos que possam pressupor uma falha durante o processo de execução;
- Conceda certa autonomia aos colaboradores, mantenha-os motivados durante o processo de execução das tarefas;
- Siga as estratégias já pré-estabelecidas antes do processo (as metas e as ações definidas);
- Avalie os resultados e as métricas finais de sua empresa, compartilhando o crescimento com sua equipe;
Apesar de todos os desafios, o planejamento organizacional é um processo essencial para que qualquer empresa consiga crescer. Por meio dele, é possível traçar estratégias bem definidas e avaliar constantemente os resultados para que as ações estejam sempre alinhadas com os objetivos do negócio.
E você, já faz o planejamento organizacional da sua empresa? Comente abaixo e compartilhe conosco a sua experiência!
