Se você está ligado no mundo de gestão ágil, com certeza já ouviu falar na ferramenta Scrum. O sprint backlog é parte dessa metodologia que conecta equipes e ajuda na gestão de projetos de qualquer empresa.
O método Scrum é de suma importância para que uma empresa tenha uma gestão ágil e cresça no seu nicho de negócio.
Adotar técnicas como um sprint backlog bem organizado pode ser a chave para o seu sucesso empresarial, obtendo melhor desempenho de equipe e trazendo bons resultados.
Imagine uma equipe esportiva. Todos os integrantes estão treinando para vencer um grande jogo.
O treinador terá como principal objetivo organizar o grupo, colocando cada jogador em sua melhor posição.
Mas, não basta apenas posicionar cada integrante da maneira correta, é preciso que a equipe tenha sido treinada tecnicamente para executar bem a tarefa.
Então, como organizar de maneira mais eficiente esse grupo?
Através do método Scrum! Vem que eu te explico.
O método Scrum é um método melhorar sua forma de trabalhar, estruturando a equipe e estimulando-os a aprenderem com suas próprias experiências, em prol de resolver um problema e terem sucesso no final da atividade.
De forma conceitual, o Scrum verifica regularmente se o trabalho realizado é coerente com as expectativas do cliente e está no caminho certo. Simples assim.
O Scrum faz parte das metodologias ágeis, e é um dos melhores modelos de gestão, beneficiando tanto equipes presenciais como as remotas.
Quem adota esse método para gerenciar equipes, acaba obtendo resultados mais eficientes, diminuindo erros durante o processo de criação e, consequentemente, minimizando o risco de fracasso nos projetos.
Esse é um conceito que funciona tanto para uma equipe esportiva, quanto em uma gestão empresarial. E, para organizar a equipe para o “jogo”, outras técnicas de melhoria são introduzidas.
Uma dessas técnicas é o sprint backlog.
O que é sprint backlog?
Para tornar a explicação mais simples, o sprint backlog é nada mais do que uma lista de atividades para serem executadas durante um sprint.
Agora você deve estar se perguntando: o que é sprint?
Bem, o conceito de sprint surgiu através do Scrum, e é simples.
Sprint é um período para desenvolver um resultado palpável do seu trabalho, com curto prazo de execução.
Um período de sprint geralmente gira de 1 a 2 semanas. Em casos de ONGs e grandes corporações, 1 mês.
A CRIARH trabalha com sprints de 1 semana, por isso nutrimos uma equipe com maior autonomia, que se auto gerencia e, consequentemente, produz resultados mais efetivos.
O sprint backlog é o conjunto de atividades (backlog) necessárias para desenvolver o projeto no período especificado do sprint. Daí vem o nome sprint backlog.
Através dele, temos noção de quais ações são prioridade. Pois, quando priorizamos tarefas, o trabalho da equipe fica mais fácil, transformando desfoques em foco.
Para fazer um sprint backlog é fácil, você pode seguir os 3 passos simples abaixo:
- Reúna todo o trabalho geral que precisa ser feito para aquele produto ou serviço — Esse é o seu product backlog;
- Selecione qual trabalho pode ser feito no seu período estipulado (sprint);
- Divida esse trabalho em atividades — Esse é o seu sprint backlog!
Fácil, não é? A parte mas trabalhosa é dividir o trabalho em atividades menores e acompanhar o sprint.
Os benefícios do sprint backlog
Existem diversos benefícios para a agilidade da empresa ao adotar o sprint backlog no gerenciamento de atividades de sua organização.
- Aumenta a eficácia do trabalho: Ao priorizar e deixar claro quais são as atividades importantes para a empresa, os colaboradores trabalham em direção ao objetivo correto.
- Promove a flexibilidade: Você empodera sua equipe para eles mesmos decidirem quais atividades desenvolver.
- Alinha expectativas: Com a representação visual das atividades, todos os membros da equipe sabem qual o status de uma tarefa e como os colegas trabalham em direção ao objetivo.
- Facilita a colaboração: Ao abordar projetos complexos, todos tem acesso a descrição da atividade, podendo auxiliar o responsável por ela com visões e ensinamentos diferentes.
- Maximiza a inovação: Com empecilhos fora do caminho da equipe, há uma maior disponibilidade pela busca de pensar diferente e ter ideias inovadoras que dão mais e melhores resultados.
Inclusive, o MIT (Massachusetts Institute of Technology) fez uma pesquisa e chegou a conclusão que times ágeis geram 37% mais receita com 30% mais lucros.
De quem é a responsabilidade do sprint backlog
Dentro da prática de Scrum, existem três papéis fundamentais: o Product Owner, o Scrum Master e o Time Scrum.
Dentre as atividades básicas para serem realizadas, estão o planejamento do Sprint, a execução das tarefas e a revisão, por exemplo.
As atividades passam por um tipo de “funil”. Assim, ela entra no gargalo da criação, passa pela execução até ser concluída.
O desenvolvimento do sprint backlog pertence ao time Scrum, são eles que decidem quais as atividades que serão feitas no sprint. Contudo, a prioridade das atividades é definida pelo Product Owner.
E apesar de ser um esforço coletivo, é preciso ter em mente que as atividades no sprint backlog devem ser coerentes com o objetivo escolhido para o período.
Para se aprofundar nessa dinâmica, outra ideia importante a ser destacada na execução do sprint backlog é o product backlog.
Sprint backlog vs product backlog: Qual a diferença?
Como já vimos, o sprint backlog anda lado a lado com o product backlog, e por ter nomes parecidos, é bem possível que existam algumas confusões.
Tenha em mente que as duas etapas permitem ao empreendedor estruturar suas escolhas de maneira mais inteligente, sendo capaz de atingir melhores resultados a curto e médio prazo.
De forma simplificada, o Sprint Backlog é uma parte do Product Backlog.
O product backlog guarda as ideias generalistas relativas ao produto em desenvolvimento, no médio e longo prazo. Já o sprint backlog é muito menor e guarda apenas as atividades que serão abordadas no próximo período de trabalho.
Outra diferença é que manter o product backlog é função do Product Owner (PO).
Lembrando que o sprint backlog é trabalhado por todos, levando em consideração as ações de curto prazo.
Assim, o Product Backlog guarda as ações de maneira ampla, detalhando o suficiente para que o time entenda o que precisa ser feito no longo prazo.
A partir do momento que a equipe avança no desenvolvimento, a mesma pega novas atividades no product backlog para o próximo sprint.
Em resumo, veja a lista abaixo de diferenças:
- As atividades do sprint backlog são retiradas dos conceitos gerais do product backlog;
- Sprint backlog trata as atividades de curto prazo, product backlog as ideias de médio e longo prazo;
- O sprint backlog é responsabilidade do Time Scrum, o product backlog é responsabilidade do Product Owner.
No caso do product backlog, ele é definido antes do sprint backlog.
A importância do gráfico de burndown
Gerenciar atividades é difícil, e cansativo. É preciso manter atualizações diárias sobre o progresso de um projeto, e mesmo assim, às vezes perdemos as rédeas.
Por isso é importante ter o máximo de ajuda possível nesse gerenciamento. O gráfico Burndown é exatamente essa ferramenta para ajudar e melhorar a produtividade no gerenciamento do sprint backlog.
Ele permite que a equipe consiga mensurar seus esforços diários e analisar o avanço dos seus trabalhos.
Esse é um recurso extremamente útil e, basicamente, se baseia na relação de produtividade da equipe em comparação ao tempo (dias) de trabalho no projeto.
O eixo X (vertical) do gráfico marca os esforços das atividades do Sprint. Enquanto, o eixo Y (horizontal) marca o total de dias de trabalho da equipe.
Mas esse gráfico pode fazer várias relações de produtividade, não apenas uma.
Um dos modelos mais usados é a relação entre a quantidade de atividades e dias gastos na execução das ações. A meta é chegar ao 0 no final do Sprint, o que indica que todas as atividades foram feitas.
Outra forma também bastante usada é a marcação por estimativa de horas trabalhadas diariamente e dias gastos na execução do projeto. Particularmente, a CRIARH prefere essa.
Lembre-se que o quadro das atividades deve ser atualizado e acompanhado diariamente.
Caso precise de uma ajudinha (gratuita) para começar, recomendo esse template do Miro, que é excelente.
Benefícios do gráfico burndown:
Caso esteja na dúvida se ele é para você, tenha em mente que ele pode dar bastantes benefícios para sua empresa:
- Mantendo o gráfico atualizado, é possível ver a realidade de como o trabalho progride.
- O gráfico permite que todos os integrantes da equipe se mantenham envolvidos com o progresso ou a falta dele.
- A ferramenta também ajuda a detectar um progresso mais lento do que o esperado. Então, ao observar essa falha, corra para ter controle do problema e resolver a situação rapidamente.
- É um recurso fácil de entender, além de simplificar o rastreamento do progresso do projeto.
O que pode limitar a ação desse gráfico?
O maior desafio dessa ferramenta é estimar o tempo das tarefas.
Por um simples fator: seres humanos são péssimos em estimar o tempo de uma atividade.
Estudos sugerem que a porcentagem de erro médio ao estimar o tempo de atividades é de 400% para cima e 400% para baixo, uma amplitude de 1600%.
Isso é o equivalente a estimar que uma atividade de 1 hora pode levar 15 minutos ou 4 horas.
Há diversos fatores humanos que atrapalham isso:
- Se a tarefa foi executada da maneira certa;
- Se há enviesamento na execução;
- Se houve um dia com menor rendimento de trabalho, etc.
Vale destacar que os gráficos de Burndown mostram apenas a quantidade de trabalho executado. Mas, não mostras quais atividades foram completadas ou se foram as tarefas certas.
Além de que os gráficos não mensuram a adição de trabalho ou a remoção de uma tarefa, nem mesmo se houve aumento da estimativa restante do trabalho.
Daí, você deve estar se perguntando: vale a pena?
Sim! Vale muito a pena.
Depois de alguns ciclos de sprints, é possível começar a mensurar melhor a quantidade de trabalho, graças ao gráfico de Burndown.
Apesar de não mensurar todos os detalhes, os gráficos Burndown são ótimos para mensurar de maneira ampla a produtividade da equipe.
Além de mostrar em que estágio está o seu projeto.
Como implementar o sprint backlog.
O primeiro passo para usar sprint backlog é você entender sua importância.
Outro fator importante é realizar um bom planejamento na reunião de planejamento do sprint, onde o sprint backlog é criado. Realize brainstormings e compartilhe ideias sobre a criação do novo produto ou serviço.
Agora, defina as etapas para que cada atividade seja realizada. Dê a cada membro do time de desenvolvimento funções e prazos para cumprir.
É importante que você você use as tarefas do product backlog. Ações elaboradas e definidas pelo Product Owner (PO).
Atente-se a algumas dicas práticas!
- Seu backlog não precisa estar 100% pronto para começar, ele pode evoluir ao longo de seu desenvolvimento;
- O sprint backlog deve ser definido no planejamento de cada sprint, em seu início;
- A percepção da equipe quanto ao projeto é tão importante quanto a do Product Owner (PO);
- Não é comum saber sobre tudo logo no início do processo, algumas necessidades surgem à medida que os sprint backlogs vão sendo feitos.
- Organize-se para manter a ordem das entregas das atividades dentro do prazo do sprint;
- Priorize as tarefas para tornar o trabalho mais fácil e certeiro;
- Nada é talhado em pedra, caso apareçam novos fatores internos ou externos: Mude! Atualize-se e tome novas decisões durante sua jornada.
Gostou da dica? Agora, é só juntar a equipe e melhorar o seu sprint backlog!
