“As reuniões podem ser muito divertidas ou podem ser frustrantes”
– Bob Weir
Tenho certeza que você consegue listar vários pontos para o sucesso de uma organização empresarial, como:
De fato você está certo. Existem esses e muitos outros pontos.
Porém, existe uma questão que muitas vezes não é levada em consideração nesse cenário. E por incrível que pareça, essa questão é um dos principais pontos para uma empresa ser bem sucedida ou não.
Estamos falando da reunião de liderança.
Essas reuniões proporcionam um ambiente responsável para que os líderes:
- Discutam questões importantes;
- Tomem decisões;
- Desenvolvam estratégias.
Entretanto, as reuniões de liderança também podem ser uma fonte de conflito e frustração se elas não forem conduzidas de forma assertiva.
Por isso, saber a importância de efetuar realizar reuniões de liderança no mundo competitivo de hoje, é mais do que é essencial.
O que é uma reunião de liderança? O que falar?
Uma reunião de liderança é um encontro de líderes dentro de uma organização e tem como objetivo principal tomar decisões, facilitar processos e resolver problemas.
As reuniões de liderança são essenciais para as empresas porque elas fornecem um ambiente para os líderes compartilharem ideias, dar atualizações sobre o progresso da empresa e receber feedback de outros líderes.
Além disso, reuniões de liderança permitem às empresas ouvirem diretamente de seus funcionários sobre o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado.
“O mundo é governado por aqueles que estão dispostos a ficar sentados até o final das reuniões.”
— Hugh Park
Mas o que falar?
Para evitar que 1/4 das suas reuniões sejam inúteis, as reuniões de liderança devem ter como os principais pilares a visão, missão e objetivos da empresa.
Visão da empresa = O lugar que a empresa quer estar no futuro.
Missão da empresa = O porquê da empresa existir.
Objetivos da empresa= O que você precisa fazer para alcançar sua missão.
Além disso, os líderes devem discutir estratégias para alcançar esses objetivos, assim como quaisquer desafios ou obstáculos que precisem ser enfrentados.
Outros tópicos que podem ser cobertos nas reuniões de liderança incluem:
- Atualizações sobre o progresso da empresa;
- Novas iniciativas ou projetos;
- Preocupações ou feedback dos funcionários;
- Mudanças no cenário da indústria;
- Relatórios financeiros;
- Desenvolvimento de liderança.
Ao conduzir uma reunião de liderança, é importante lembrar que nem todas as decisões precisam ser tomadas durante a reunião.
Algumas questões podem ser apresentadas para discussão adicional, e algumas decisões podem precisar ser tomadas fora da reunião de liderança.
Entretanto, as reuniões de liderança são uma ferramenta valiosa para as empresas e podem ser usadas para fazer progressos em uma variedade de questões importantes.
Reuniões de liderança podem ser realizadas regularmente, como uma vez por semana ou uma vez por mês, ou podem ser convocadas de acordo com a necessidade.
A frequência das reuniões de liderança dependerá das necessidades da empresa e da disponibilidade dos líderes.
Benefícios de fazer uma reunião de liderança
Como você viu, as reuniões de liderança fornecem um cenário de alinhamento e de atualizações sobre os progressos (ou não) das empresas.
Além disso, existem outros benefícios de uma reunião de liderança assertiva:
1. Melhoram a comunicação dentro da empresa
Reuniões regulares de liderança fornecem uma oportunidade para os líderes se comunicarem uns com os outros sobre as questões da empresa e sobre o propósito dela existir.
Além disso, essas reuniões permitem aos líderes discutir estratégias para alcançar esses objetivos e principalmente empecilhos que precisam ser enfrentados.
2. Ajudam a fazer melhores decisões
As reuniões de liderança funciona como um “fórum” em que os líderes compartilharem ideias e perspectivas sobre vários assuntos que a empresa enfrenta.
Esta troca de informações pode ajudar a tomar melhores decisões, afinal, todos estão com um objetivo em comum: o sucesso da empresa.
3. Promovem a colaboração
Para que uma empresa seja bem sucedida, é importante que os líderes trabalhem juntos em direção a objetivos comuns.
As reuniões de liderança fornecem uma oportunidade para os líderes colaborarem e desenvolverem relacionamentos uns com os outros.
4. Aumentam o engajamento dos funcionários
Quando os funcionários sabem que suas vozes estão sendo ouvidas, é mais provável que eles estejam engajados em seu trabalho.
As reuniões de liderança permitem que as decisões tomadas reflitam diretamente nos funcionários, melhorando o clima organizacional.
5. Melhoram a cultura da empresa
Uma forte cultura da empresa é essencial para atrair e reter funcionários.
As reuniões de liderança fornecem uma oportunidade para os líderes compartilharem seus valores e visão para a empresa, o que é essencial para a melhorar a cultura da empresa.
6. Promovem a inovação
A inovação é fundamental para que as empresas se mantenham a frente da concorrência.
As reuniões de liderança fornecem um ambiente propicio para que as maiores e melhores ideias inovadoras surjam.
7. Melhoram o clima organizacional
Reuniões regulares de liderança mostram aos funcionários que seus líderes são investidos em seu sucesso e estão trabalhando duro para melhorar a empresa.
Esse estímulo no clima organizacional pode levar ao aumento do engajamento e da produtividade dos funcionários.
8. Melhoram a responsabilidade
As reuniões de liderança fornecem uma oportunidade para os líderes verificarem uns com os outros o progresso de várias iniciativas.
Esta troca de informações pode ajudar a responsabilizar os líderes por seus compromissos e objetivos.
9. Fazem melhor uso do tempo
Se os líderes só se encontram quando há um problema a ser resolvido, pode ser difícil encontrar tempo para discutir questões importantes.
Ao realizar reuniões regulares de liderança, as empresas podem assegurar que questões importantes sejam discutidas em tempo hábil.
10. É um sinal de uma empresa saudável
As empresas que realizam reuniões regulares de liderança são tipicamente bem organizadas e possuem fortes canais de comunicação entre líderes e funcionários.
Isso mostra que o a empresa está comprometida com seus funcionários e está trabalhando para criar um ambiente de trabalho saudável.
7 Passos para fazer uma boa reunião de liderança
Agora que você já está ciente sobre reunião de liderança. Seus benefícios e o que falar, você precisar saber como fazer uma boa reunião de liderança.
Mas lembre-se: reuniões não acontecem por acaso. Elas precisam ter um propósito.
Principalmente quando existe muitos problemas acontecendo.
Além disso você deve seguir esses passos para fazer uma boa reunião de liderança:
1. Definir o objetivo da reunião de liderança
O primeiro passo para realizar uma boa reunião de liderança é definir o objetivo da reunião.
Não tenha medo de ser específico, o objetivo é resolver ou alinhar alguma questão.
Sempre tenha em mente essas questões:
- Qual é o objetivo da reunião de liderança?
- O que você espera alcançar?
2. Enviar com antecedência a agenda de uma reunião de liderança
Uma agenda de reunião de lideranã deve ser enviada a todos os participantes antes da reunião. Isto ajudará a todos a se prepararem para a reunião e tornará a reunião de liderança mais eficiente.
3. Início e término dentro do prazo
Isso pode parecer um pequeno detalhe, mas é importante começar e terminar a reunião dentro do prazo.
Além de mostrar respeito pelo tempo de todos, ajuda a manter a reunião de liderança no foco.
4. Certifique-se de que todos tenham uma chance de falar
É importante garantir que todos tenham a oportunidade de falar durante a reunião de liderança.
Isso ajuda a garantir que todas as vozes sejam ouvidas e que todos se sintam envolvidos e cientes de cada etapa no processo de tomada de decisão.
5. Mantenha uma mente aberta
Os líderes devem manter uma mente aberta durante a reunião. Não se prender a velhos costumes.
Ou seja, sempre esteja aberto a novas ideias e abordagens. Fuja da mesmice.
6. Estar preparado para tomar decisões
Os líderes devem estar preparados para tomar decisões durante a reunião. Isso significa ser claro sobre o que se quer alcançar e ter um plano de como chegar lá.
E principalmente, sair da reunião de liderança com alguma decisão praticável.
7. Acompanhamento após a reunião de liderança
Finalmente, é importante fazer um acompanhamento após a reunião de liderança. Isso significa ter algum arquivo que registre as decisões que foram tomadas, as ideias e buscar providências para tornar as respostas obtidas em realidade.
Além dessas dicas essenciais, você deve ter essas questões em mente:
- É mais interessante abordar questões específicas do que questões gerais;
- Faça reuniões semanalmente.
- Evite focar nas coisas erradas e desperdiçar o tempo das pessoas.
Seguindo estas etapas, você pode garantir que suas reuniões de liderança sejam produtivas e bem-sucedidas.
Como fazer uma reunião de liderança remota
No atual ambiente de negócios, é cada vez mais comum que as empresas tenham funcionários que trabalham remotamente.
Inclusive, você sabia que através de um levantamento realizado por Sylvia Hartmann, palestrante e consultora de empresas sobre implantação e manutenção do trabalho em Home Office e Híbrido, foi comprovado que a expressão “Home office”, apesar de ser estrangeira, é mais utilizada no Brasil do que em países cujo o idioma é o inglês?
As reuniões de liderança de maneira remota podem ser encaradas como uma tarefa desafiadora e que impeça que impeça reuniões eficazes.
Porém, existe algumas dicas a serem levadas em conta ao realizar uma reunião de liderança remota:
1. Use a videoconferência
A fim de criar uma conexão mais pessoal com os participantes, o mais indicado é usar a videoconferência.
Desta forma você pode ver as reações e a linguagem corporal dos participantes. Além de tornar mais próximo o contato dos participantes:
Esses são as principais plataformas de videoconferência:
2. Mantenha a reunião curta e focado
Mantenha a reunião de liderança curta, para que os participantes não fiquem cansados e sem foco.
Uma reunião sem foco é perca de tempo!
3. Incentive a participação
As atividades remotas, naturalmente causam uma sensação de “afastamento”.
Por isso, certifique-se de incentivar a participação de todos os participantes.
Uma maneira de fazer isso é usar o recurso de “levantamento de mãos”, presente nos softwares de videoconferência.
4. Faça uso de salas de breakout
Salas de break out é ramificar uma reunião de liderança principal em outras reuniões menores.
Se você tiver um grande número de participantes e for o caso, pode ser útil fazer uso de salas de breakout.
Desta forma, você pode dividir os participantes em grupos menores para discutir questões específicas.
5. Faça pausas
Se por acaso, não tiver jeito e a questão precisar ocupar muito tempo dos participantes, é importante fazer intervalos durante a reunião de liderança, para que os participantes possam descansar e evitar fadiga.
Seguindo estas dicas, você pode garantir que suas reuniões de liderança remota sejam eficazes e produtivas.
Os líderes precisam ser capazes de se comunicar efetivamente com sua equipe, e essa comunicação começa com a realização de reuniões regulares de liderança.
Neste artigo, delineamos os passos que você precisa dar para ter uma boa reunião de liderança, assim como alguns dos benefícios de realizar reuniões regulares.
Se você quiser saber mais sobre os assuntos que envolvem o mundo da liderança, não deixe de conferir nossos outros posts no blog sobre esse assunto riquíssimo.
